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Come organizzare i documenti in uno studio legale

L’attività di uno studio legale comporta la raccolta di una miriade di documenti, che se non archiviati in maniera ottimale, potrebbero creare non pochi problemi al professionista. Ecco dunque che l’efficienza e la sistemazione sono due requisiti essenziali all’interno di uno studio, affinché si possano raggiungere gli obiettivi prefissati in maniera primaria e con i mezzi migliori.

La struttura organizzativa dello studio dunque non solo deve prestare la massima attenzione alla professionalità ma anche ai metodi di suddividersi il lavoro.

Studio legale: l’organizzazione della segreteria

La migliore strategia all’interno di un back office di uno studio legale potrebbe essere la capacità di gestione e coordinazione di ogni risorsa disponibile in maniera quanto più efficiente possibile.

Ci vuole collaborazione tra la segretaria, il legale, gli eventuali tirocinanti, e se si tratta di uno studio in grande stile anche dei collaboratori delle risorse umane. Darsi una mano, ed essere ordinati già nel proprio piccolo, faciliterà la ricerca di eventuali documenti, che all’occorrenza si avranno a portata di mano.

E soprattutto l’avvocato avrà quasi una sorta di obbligo ad assumere dei comportamenti che gli consentano di gestire, coordinare e insegnare agli altri il giusto atteggiamento da avere.

Se l’organizzazione interna riesce a trovare la giusta collaborazione nello studio, l’equilibrio e il buonumore si ripercuotono immancabilmente sul rapporto con la clientela. Verranno cioè erogati eccellenti servizi di qualità, a costi contenuti, e che porteranno sempre più nuovi clienti

L’importanza dell’archivio in uno studio legale

Ogni studio legale degno di tal nome è composto di un archivio. Le pratiche vengono accumulate, la ricerca giurisprudenziale aumenta, e l’avvocato non può non avere una documentazione cartacea di tutto quello che è il suo lavoro. Certo nonostante siamo negli anni dell’era digitale, avere il cartaceo fa la differenza. Quindi la prima cosa da fare è procurarsi delle cartelline personalizzabili, facilmente reperibili in commercio e anche su siti come quello di PG Team

Finché la causa è ancora attiva, ovviamente il fascicolo resta in giro, magari sulla scrivania della segretaria o dell’avvocato. Quando invece si ottiene la sentenza, è possibile riporre la cartella contenente tutti i documenti del caso. È bene ricordare che i documenti vanno conservanti in maniera ferrea e precisa, non solo perché potrebbe presentarsi un caso similare, ma anche perché ci sono dentro dei passaggi importanti che non vanno persi per nulla al mondo.

Di norma è la segretaria che si occupa di documentazione archiviata, anche se da qualche anno a questa parte c’è chi si è abituato all’uso del pc, utilizzando dei software gestionali in grado di creare, ordinare e gestire i documenti sia in analogico che in digitale. Per quanto tuttavia possa essere conveniente, resta sempre lo svantaggio che se il PC “muore “ porta con sé anche i dati sensibili (si dovrebbe infatti stare di frequente ad effettuare il backup dei dati onde evitare la perdita irreversibile).

Se c’è un archivio cartaceo quello che è davvero importante è la modalità di accesso e di conservazione: dovrebbe essere uno spazio non troppo umido, e soprattutto dovrebbe essere in una posizione tale nello studio da poter essere facilmente accessibile. Accessibile all’avvocato e a chi lavora nello studio, ma coperto di riservatezza per ogni estraneo che accede all’ufficio.

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